Pengawasan Kearsipan Pelaksanaan Penanggulangan Bencana

Pelaksanaan Penanggulangan Bencana menghasilkan ribuan arsip. Ribuan arsip yang tidak

tertata dengan baik hanya menghasilkan ketidakefektifan dalam pelaksanaan penanggulangan

bencana. Hal ini diperkuat dengan hasil penelitian Elizabeth Parker yang menyatakan lebih

dari 10 % waktu pegawai habis digunakan untuk mencari arsip/informasi, 45 % dokumen

diberkaskan pada lebih dari satu tempat dan 85 % dokumen yang diberkaskan tidak pernah

ditemukan. Arsip mempunyai pengertian sebagai rekaman kegiatan atau peristiwa dalam

berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi

yang dibuat dan diteriam oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan,

perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan dan perseorangan dalam

pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara. Beberapa keuntungan dari

arsip yang tertata rapih yaitu memudahkan perencanaan dan pengambilan keputusan,

melindungi aset dan kekayaan intelektual, mendukung pelayanan publik, sebagai bahan

pertangungjawaban, pembelajaran bagi anak cucu dan perlindungan eksistensi bangsa.

Lima langkah untuk mewujudkan arsip yang tertata rapih yaitu: membangun sistem

pengelolaan, ketersediaan sumber daya manusia kearsipan, penataan arsip, ketersediaan

prasarana dan sarana. Kelima langkah ini dapat dievaluasi melalui pengawasan kearsipan.

Pengawasan kearsipan dilaksanakan sebagai amanat dari Undang-undnag Nomor 43 Tahun

2009 tentang kearsipan, Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentang pelaksanaan

Undang-undang Nomor 43 Tahun 2009 dan Peraturan Kepala Arsip Nasional RI Nomor 38

Tahun 2015 tentang Pedoman Pengawasan Kearsipan.

Pengawasan kearsipan adalah proses kegiatan dalam menilai kesesuaian prinsip, kaidah dan

standar kearsipan dalam penyelenggaraan kearsipan.

Pengawasan kearsipan dilaksanakan oleh lembaga dan/atau unit kearsipan bekerjasama

dengan lembaga atau unit yang menyelenggarakan fungsi pengawasan sesuai dengan wilayah

kewenangannya (PP Nomor 28 Tahun 2012 Pasal 16).

Ada 4 langkah dalam Proses pengawasan kearsipan yaitu perencanaan program pengawasan

kearsipan, pelaksanaan pengawasan berupa audit kearsipan, penilaian hasil pengawasan dan

monitoring hasil pengawasan.

Laporan hasil pengawasan kearsipan Nasioanl yang dilaksanakan oleh Lembaga Arsip

Nasional Republik Indonesia membawa konsekuensi penegakan hukum bidang kearsipan.

Dalam hal pelaksanaan pengawasan kearsipan ditemukan adanya dugaan tindak pidana,

ANRI dapat merekomendasikan kepada Aparat Penegak Hukum untuk melakukan proses

penerapan sanksi pidana sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan tentang

kearsipan.

Saatnya Badan Nasional Penanggulangan Bencana mempunyai nilai unggul dalam kearsipan

bencana yang akuntabilitas dan menjadi pionir penataan arsip kebencanaan nasional yang

handal.

Komitmen pimpinan dan konsistensi pelaksanaan dari semua pihak diperlukan untuk

mewujudkan misi tersebut. Ayo Bergerak menuju Arsip Kebencanaan yang Handal..!!!

Related posts